DMS (ang. Document Management System) czyli narzędzie niezbędne w każdej firmie do zarządzania dokumentami. Systemy tego typu realizują większość procesów związanych z obsługą i obiegiem dokumentów w dowolnej organizacji, takich jak:
– rejestrowanie
– skanowanie
– porządkowanie
– klasyfikacja
– system kontroli wersji
– udostępnianie
– archiwizacja
– monitorowanie plików i folderów
– workflow itp.
W poszukiwaniu optymalnego rozwiązania dla jednego z naszych Klientów, porównaliśmy szereg dostępnych narzędzi komercyjnych i Open Source’owych.
Poniżej przedstawiamy tabelaryczne zestawienie porównujące parametry techniczne, ceny i funkcjonalności poszczególnych systemów.
| Alfresco community | EcoDMS | OpenKM | Kimios | Mayan EDMS | SeedDMS | |
| Licencja | GPL | komercyjna | komercyjna | GPL | GPL | GPL |
| Koszt | 0 zł | 49 euro/konto | licencja serwera (10 użytkowników): 4000 EUR
licencja użytkownika:
|
0 zł | 0 zł | 0 zł |
| Okres | licencja wieczysta | |||||
| Interfejs | ||||||
| Interfejs WWW | + | + | + | + | + | + |
| Dedykowany klient – desktop | – | + | + | – | – | – |
| Aplikacja lub interfejs dla urządzeń mobilnych | + | + | + | + | + | + |
| Wersja polska interfejsu | + | – | + | + | + | + |
| Administracja przez WWW | + | -/+ | + | + | + | + |
| Dodatkowe moduły, integracja z systemami i pakietami biurowymi | ||||||
| Wtyczka/integracja – pakiet MS Office | + | + | + | +
(płatna) |
– | – |
| Wtyczka do pakietu Libre Office | + | – | + | – | – | – |
| Interfejs API/REST API | + | + | + | + | + | + |
| Dodatkowe moduły dodające nowe funkcjonalności | + | + | + | + | – | – |
| Dostęp WebDAV | + | – | + | – | – | + |
| Integracja z LDAP / ActiveDirectory | + | + | + | + | + | -/+
(moduł) |
| Zarządzanie użytkownikami, grupami | ||||||
| Zarządzanie uprawnieniami i rolami | + | -/+ | + | + | + | + |
| Zarządzanie użytkownikami i grupami | + | +
(role) |
+ | + | + | + |
| Praca grupowa i projektowa | ||||||
| Tworzenie projektów |
+ | – | – | +
(obszary) |
– | + |
| Współdzielenie dokumentów | + | – | + | + | + | + |
| Przypisywanie grup i członków do projektów | + | – | – | + | – | + |
| Równoległa praca kilku osób nad jednym dokumentem – edycja współdzielona |
+
(GoogleDocs) |
– | + | – | – | – |
| Obieg dokumentów – Workflow | + | – | + | + | + | + |
| Notatki do projektów | + | – | + | – | – | + |
| Kalendarz projektowy | + | – | – | – | – | + |
| Powiadamianie e-mail członków projektu o zmianach w projekcie lub dokumentach |
+ | – | + | + | – | + |
| Dodatkowe funkcje w projektach | + | – | + | – | – | – |
| Obsługa dokumentów | ||||||
| Podgląd dokumentów | + | + | + | + | + | + |
| Podgląd obrazów | + | + | + | + | + | + |
| Podgląd multimediów | + | – | + | – | – | – |
| Tryb Edycji Offline | + | + | + | + | – | + |
| Tryb Edycji Online | + | – | + | – | – | – |
| Tryb edycji Google Docs | + | – | + | – | – | – |
| Funkcja CheckIn / CheckOut | + | + | + | + | + | + |
| Szablony dokumentów tworzonych w interfejsie webowym | + | – | + | – | – | – |
|
Edycja parametrów / atrybutów dokumentów |
+ | + | + | – | + | + |
|
Wersjonowanie dokumentów |
+ | + | + | + | + | + |
|
Wyszukiwanie dokumentów po nazwach |
+ | + | + | + | + | + |
|
Wyszukiwarka pełnotekstowa |
+ | + | + | + | + | + |
|
Wyszukiwarka – meta-dane |
+ | + | + | + | + | + |
| Zaawansowana wyszukiwarka po innych atrybutach | + | + | + | + | + | + |
|
Blokowanie dokumentów |
+ | + | + | + | – | + |
|
Meta dane dokumentów |
+ | + | + | + | + | + |
|
Typy dokumentów |
+ | + | + | + | + | + |
|
Oznaczanie / tagowanie dokumentów Zakładki / kategorie dokumentów |
+ | – | + | + | + | + |
|
Historia transakcji / operacji wykonanych na dokumencie |
+ | + | + | + | + | + |
|
Tworzenie notatek/komentarzy do dokumentów |
+ | + | + | + | + | + |
|
Tworzenie linków – symbolic link i powiązań dokumentów |
– | + | + | + | + | + |
|
Drukowanie dokumentów z systemu DMS |
+ | -/+ | + | – | + | – |
|
Zarządzanie uprawnieniami do dokumentów |
+ | + | + | + | + | + |
|
Funkcja Drag&Drop |
+ | + | + | + | – | + |
|
Funkcja kosza |
+ | + | + | – | + | – |
|
Zabezpieczenia dokumentów – podpisy |
– | – | + | – | + | – |
|
Zaawansowane opcje zabezpieczenia dokumentów |
– | + | + | – | – | – |
|
Udostępnianie dokumentów do Internetu |
+ | + | – | – | – | – |
|
Funkcja automatycznego importowania nowych dokumentów z różnych źródeł |
+
(API) |
– | + | – | + | – |
| OCR | ||||||
| Możliwość współpracy z skanerami – import skanowanych dokumentów | – | + | + | – | – | -/+
(moduł) |
| Wbudowany silnik OCR – indeksacja dla wyszukiwania pełnotekstowego | + | +
(tesseract) |
+ | + | +
(tesseract) |
+ |
| Automatyczna klasyfikacja skanowanych dokumentów / wzorce i szablony | – | + | + | – | – | – |
| OCR kodów kreskowych | – | + | + | – | – | – |
| Strefowy OCR – Zonal OCR | – | + | + | – | – | – |
| Dodatkowe funkcjonalności | ||||||
|
Moduł kalendarza |
+ | – | + | – | – | + |
|
Możliwość uruchomienia DMS jako moduł NAS |
– | + | + | – | – | – |
|
Moduł zadania |
+ | – | + | + | – | – |
|
Raporty / wykresy |
+
(dodatkowy pakiet Alfresco Analitics) |
– | + | – | – | + |
| Tworzenie kopii / archiwizacji danych – automatyczne lub ręczne | -/+
(zewnętrzne mechanizmy) |
+ | + | – | – | + |
|
Opcje email |
– | + | + | – | – | – |
